In de moderne werkomgeving zijn Microsoft-licenties een essentieel onderdeel van veel bedrijven. Ze bieden de tools om productief te zijn, samen te werken en beveiligd te blijven. Toch merken we vaak dat bedrijven te veel betalen of verstrikt raken in de complexiteit van hun licentiebeheer. Het optimaliseren van Microsoft-licenties kan aanzienlijke besparingen opleveren en tegelijkertijd het beheer vereenvoudigen.
Hier zijn vijf stappen om jouw Microsoft-licenties te optimaliseren:
1. Inventariseer je huidige licenties
Het is belangrijk om te weten welke licenties je op dit moment hebt. Vaak komt het voor dat bedrijven overlicenseren, waarbij er meer licenties worden aangeschaft dan nodig is. Een grondige inventarisatie laat precies zien welke licenties in gebruik zijn en waar er overbodige kosten worden gemaakt.
Tip: Zorg ervoor dat je het gebruik van elke licentie bijhoudt om een duidelijk beeld te krijgen van welke licenties echt nodig zijn.
2. Analyseer gebruikersbehoeften
Niet elke werknemer heeft dezelfde softwarebehoeften. Sommige gebruikers hebben volledige Microsoft 365-pakketten nodig, terwijl anderen prima af kunnen met een basislicentie. Door de werkelijke behoeften van je medewerkers te analyseren, kun je licenties effectiever toewijzen en besparen op onnodige kosten.
Tip: Overweeg de verschillende Microsoft 365-licenties en bepaal welke het beste past bij de behoeften van elk teamlid.
3. Overweeg Microsoft 365 E3 versus E5
Veel bedrijven kiezen standaard voor de duurdere E5-licenties zonder dat ze alle functies benutten. Het verschil tussen E3 en E5 zit in de geavanceerdere beveiligings- en compliancefuncties. Door goed te evalueren of je al die extra’s wel nodig hebt, kun je wellicht besparen door over te stappen op een E3-licentie.
Tip: Maak gebruik van de Security & Compliance evaluatie van Microsoft om te bepalen of je echt baat hebt bij de E5-functies.
4. Consolideer licenties
Als je bedrijf meerdere Microsoft-producten gebruikt, zoals Office, Exchange en SharePoint, kan het lonend zijn om te kijken naar bundelopties. Microsoft biedt vaak kortingen voor bedrijven die meerdere producten samen afnemen. Dit voorkomt ook de complexiteit van het beheren van losse licenties.
Tip: Bespreek met een Microsoft-licentiepartner welke bundelmogelijkheden het beste passen bij jouw behoeften.
5. Automatiseer het licentiebeheer
Door gebruik te maken van tools voor licentiebeheer, zoals Microsoft Endpoint Manager, kun je het proces van licenties toewijzen en intrekken automatiseren. Dit zorgt ervoor dat je niet langer afhankelijk bent van handmatig beheer en voorkomt dat ongebruikte licenties blijven doorlopen.
Tip: Gebruik software om licenties automatisch in te trekken als medewerkers de organisatie verlaten of als rollen veranderen.
Laat je Microsoft licenties professioneel beheren
Het optimaliseren van Microsoft-licenties biedt aanzienlijke kansen om kosten te besparen en complexiteit te verminderen. Door te inventariseren, de behoeften van gebruikers te analyseren, de juiste licenties te kiezen en het beheer te automatiseren, kun je meer halen uit je Microsoft-investeringen.
Wil je weten hoe jouw organisatie optimaal gebruik kan maken van Microsoft-licenties? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek!
